Debido a que en toda la Secretaría de Educación anteriormente no ha existido un reglamento o una norma que se encargará y obligue a los empleados y/o encargados de los Acervos Documentales existentes en todas las Unidades, Programas y Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos, de mantener en una manera ordenada, clasificada y resguardada toda su documentación. Y debido a que existe documentación valiosa dañada (Por efectos del clima, plagas, mal uso y mal manejo de la custodia, también desordenada, incompleta y distribuida en diferentes lugares sin ningún control y supervisión). Debido a todas estas situaciones Las Máximas Autoridades de la Secretaría de Educación han tomado la Decisión para solventar esta situación, creando el Archivo Institucional que dará los lineamientos de uso obligatorio a nivel nacional para preservar, clasificar, registrar y ordenar todos los acervos documentales y el ordenamiento de toda la documentación que se genera.
La Secretaria General está dirigida actualmente por el Secretario General Abogado Edwin Emilio Oliva es el Director General del Archivo Institucional.
Si ordenamos nuestros archivos y su condición podremos evidenciar la transparencia, la rendición de cuentas, la mejora continua y el control interno. Dejamos claro que todos los empleados de la Secretaría de Educación tienen un reto de poner en práctica los lineamientos del archivo Institucional.
La Secretaria General se compromete a colaborar con las Máximas autoridades de la Secretaría de Educación para ir mejorando en tres procesos:
Área de Denuncias, Ventanilla Únicas Y el Archivo Institucional
Por la Refundación Educativa el archivo Institucional dice presente.